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争年代人们的决策都很果断，刘一民是9月2号提的建议，到了9月4号包瑞德就来通知说四国元首已经同意定于9月9日在西贡开会。罗斯福总统和夫人、丘吉尔首相和夫人、斯大林大元帅、蒋介石大元帅和夫人、主席和夫人都准时与会。请刘一民将军安排好会议接待和警卫任务，并派出战斗机为各位元首座机护航。
刘一民慌忙催促陈云等人迅速南下，让袁国平全权负责会址选定和住宿安排，让冯达飞负责接送各国元首的护航任务，让胡底、李凌风负责会议安全保卫任务。统治杨大林组织会议翻译组，迅速南下，承担会务翻译任务。
会场最后选定在西贡的原法国总督府。
法国侵占越南后，对越南全力灌输法国文化，越南有钱人家都把孩子送到法国去留学。西贡是法国殖民统治中心，法式建筑很多，别墅很多，安排会议住宿没有问题。
倪华、唐星樱和赵小曼都是随陈云、李富春以及杨大林的翻译组一起南下抵达西贡的。虽然飞机抵达时间不同，但都在4号晚上赶到了。包括陈老总，也在4号晚上赶到了西贡。
刘一民忙，没有去机场接他们，晚上吃饭时才见了面。
陈老总生性豪爽，看见刘一民就用四川话大声说到：“好你个刘司令员、刘老弟儿，耍大了噻！把畑俊六俘虏了不说，连美国的罗斯福总统、英国的丘吉尔首相、苏联的斯大林同志都来给你捧场了。还让我老陈也来凑个热闹，就怕给你丢人噻！”
满屋子几桌子吃饭的人都是哄堂大笑。
吃过饭，刘一民当即分工，陈云负责会务组，罗荣桓负责会议宣传组，蔡中负责秘书组，陈毅负责外联组，李富春负责翻译组，倪华负责陪同罗斯福总统夫妇，黄薇负责陪同丘吉尔夫妇，唐星樱负责陪同蒋介石夫妇，赵小曼负责会议中间的文艺演出活动。
这个会议期间的安全保卫以及接送各国元首的任务，由袁国平总负责。
因为斯大林同志现在没有夫人，也就不用派女同志陪同了。相信主席、周副主席来了后，会和斯大林多接触的。
刘一民这个分工简短快捷，每个人都忙着去找东野分给自己的助手去了。
唐星樱看了看倪华，说到：“应该让倪华同志接待蒋夫人的，我怕自己做不好，惹她心烦。”
整个安排中就数唐星樱这个安排不合理，原因明摆着的，唐星樱是刘一民的前妻，对宋美龄绝对没有好感。可是，我党我军中再也找不到倪华这样的和罗斯福夫妇有过接触并留有极好印象的人了。而赵小曼、黄薇都没有唐星樱的斗争经验，算来算去，还是唐星樱最合适。
刘一民告诉唐星樱，蒋夫人也是女中豪杰，心理上不要产生抵制情绪。要感动她，让她知道我党我军开好会议的诚意。
唐星樱这才接受任务。
周副主席和邓大姐6号就赶到了西贡。一看见周副主席，刘一民算是解放了，敬礼后长出一口气，说到：“周副主席，你可算是来了。好了，我不管了，都是你的事情了。我服从你指挥！”
这些事情对周副主席来说，那是驾轻就熟的事情。让刘一民报告了准备工作进展情况、到会场和各国元首们的住址看过一遍后，周副主席就接过了会议筹备的指挥权，让刘一民去静心思考会议上要讨论的大问题。
到了8号，美国、英国、苏联、包括国民政府外交部的人员都来了，连记者们都赶到了。那些警卫人员牵着军权，在元首们的住处反复检查，确认安全无误后，这才点头ok。
这个会议是绝密的，因为一旦德国人、日本人知道此时反法西斯战线首脑在西贡开会，很难说他们会做出什么举动来。但是，这毕竟是几个大国巨头会议，各国外交部、保卫部门在绝对保密的情况下，还是要赶到会场做好接待、材料、外交等工作的。所以，打前站的人就比较多。
9月9日上午，罗斯福总统、丘吉尔首相、斯大林同志、蒋委员长、主席的座机先后抵达西贡机场。一时间，西贡城风起云涌。
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